製品・活用範囲について
AIKNOW Projectは、どのような製品ですか。
AIKNOW Projectは、文書、メール、チャット、会議、管理ツールに分散した情報をつなぎ、業務とプロジェクトを自分たちのやり方で管理するための製品です。知りたいことを問い、必要なレポートをつくり、繰り返す仕事をAIに任せられます。
進捗や課題だけでなく、決定事項、変更理由、過去の対応も参照元とともに確認できます。担当者の日々の確認から、PMのチーム運営、経営層の全体把握までを支えます。
一般的なプロジェクト管理ツールやAIチャットとは、何が違いますか。
AIKNOW Projectは、タスクの状態に加え、文書・会議・やり取りに残る理由や経緯を横断して扱います。「何が遅れているか」から「どの変更が関係しているか」「次に何をするか」まで、自社の情報をもとに確認し、対応につなげられます。
役割別のワークスペース、保存できるレポートテンプレート、役割に応じた議事録、AIによる定期処理を組み合わせられます。ローカルAIを含む自社環境での運用と、部門・案件・個人に沿った権限制御にも対応します。
プロジェクト以外の、日常業務にも使えますか。
はい。案件単位の管理に加え、部門の定常業務、問い合わせ対応、社内調整、定期報告などにも活用できます。期限のあるプロジェクトだけを前提とした製品ではありません。
業務に関係する文書や会議、やり取りをつなぎ、その仕事に合う問い、画面、報告、AIの実行ルールを組み立てます。
現在使っているツールや業務の進め方を変える必要がありますか。
現在のツールや資料を活かしながら導入することを基本としています。対応する外部連携や文書の登録を通じて、既存の情報をAIKNOW Projectから利用します。
導入時には、接続対象、データの記録方法、閲覧権限を確認します。レポートや負荷の集計に必要な項目が不足している場合は、その入力・更新方法を整えます。
ナレッジ・外部連携について
どのようなツールやデータと連携できますか。
連携先の例には、Jira・Backlog・Asana・Microsoft Projectなどの管理ツール、SharePoint・Notion・Confluenceなどの文書管理、Teams・Slack・Outlook・Gmail・Zoom・Google Meet、Google Drive・OneDrive・社内ファイルサーバーがあります。文書や音声ファイルを直接登録することもできます。
MCP Server、API、許可されたデータベースへの直接接続を、連携先に合わせて選びます。社内で開発した業務システムも接続の対象です。取得・更新できる情報、認証方法、対象範囲は、各システムの仕様・契約・権限を確認して設計します。
設計資料や図面、表・数式を含む文書も活用できますか。
取り込めるファイル形式は、PDF、Word、Excel、PowerPoint、音声ファイルです。技術基準や設計資料を取り込み、関連する記述や参照ページを探す用途に活用できます。
表・数式・図面を含む資料は、解像度、レイアウト、記載方法によって読み取り結果が変わります。対象資料の形式と品質を確認し、適した取り込み方法を設定します。数値や設計条件、基準の適用については、参照元の原文を確認したうえで担当技術者が判断してください。
AIの回答は、根拠となる資料まで確認できますか。
回答に参照元を表示し、根拠となった文書や記録を確認できます。資料の処理方法に応じて、引用ページも参照できます。
重要な判断では、引用箇所だけでなく、資料の版や前提条件もあわせてご確認ください。参照できる資料は、利用者に閲覧権限がある範囲に限られます。
情報が不足している場合や、資料の内容が食い違う場合はどうなりますか。
接続・登録されていない情報や、閲覧権限のない情報は、回答の根拠として利用できません。回答に必要な情報が足りない場合は、対象データ、同期状況、資料の公開状態と権限を確認します。
資料間で記述が異なる場合は、参照元の版、作成日、適用条件を照らし合わせてください。AIの回答だけでどちらを採用するか決めず、担当者に確認して、利用する資料を整理します。
連携先の情報は、どのタイミングで反映されますか。
情報は設定したスケジュールで同期され、取り込みと処理が完了すると利用できます。間隔は連携先ごとに設定でき、更新の多いタスクやチャットと、変更の少ない文書で使い分けられます。手動での同期も可能です。
回答やレポートの鮮度は、最終同期時刻、対象範囲、接続状態、処理状況に左右されます。連携先で変更した情報が見つからない場合は、これらを確認します。
日々の活用・自動化について
メンバー、プロジェクトマネージャー、経営層で、見られる情報はどう変わりますか。
ワークスペースでは、メンバーは自分の作業と予定、PMはチームの進捗や停滞、経営層は複数案件と人員配分など、役割に応じた視点で状況を確認できます。気になる数値や課題から、関連する資料や判断の経緯を掘り下げられます。
画面の役割と閲覧権限は別に管理します。役職名だけですべての情報を公開するのではなく、部門・担当案件・個人の権限に沿って表示します。負荷や工数は、元データの入力状況も確認しながら業務の調整に活用します。
自社の管理項目に合わせて、レポートを作成・共有できますか。
はい。知りたいことを言葉で伝え、集計対象、切り口、図表の見せ方を対話で調整できます。作成した形は自分たちのテンプレートとして保存し、更新されたデータで繰り返し使えます。
保存したテンプレートの定期実行や、メールによる定期配信も設定できます。利用できる指標は接続元のデータに基づき、共有する内容と宛先は閲覧権限に沿って管理します。
会議で決まったことを、それぞれの担当者の仕事につなげられますか。
はい。会議の音声から文字起こしや議事録を作成し、決定事項、担当、期限、次のアクションを整理できます。同じ会議から、経営向けの要約、PM向けの対応一覧、担当者向けの作業事項など、役割に合う議事録を作成できます。
作成した内容は、接続したメッセージサービスやメールで一人ひとりに配信できます。外部ツールへのタスク登録なども、接続先の操作権限と実行ルールに沿って設定します。閲覧・配信の範囲は、受け取る人の権限に従います。
AIは質問に答えるだけでなく、作業も実行できますか。
はい。レポートの定期作成・配信や、連携先の情報更新、メール・チャットの送信などを、設定した条件やスケジュールに沿って実行できます。対象とする作業、更新先、宛先、必要な承認をあらかじめ定めます。
AIの操作は、連携先の権限と設定した実行・承認ルールの範囲内で行います。実行できる内容は接続先ごとに異なるため、任せたい作業を整理して設定します。
セキュリティ・権限について
オンプレミスや自社のクラウド環境に導入できますか。
はい。お客様のオンプレミス環境、またはお客様が管理するプライベートクラウドに導入できます。ローカルモデルを含めて構成すれば、質問、参照する社内情報、回答生成を外部AIサービスに渡さず処理できます。
インターネットにサービスを公開せず、社内ネットワークや閉域網で運用する構成にも対応します。LDAP／Active Directoryや社内メールサーバーとの連携、必要な設備は、利用人数・データ量・処理内容に応じて設計します。
社内データが外部に送信されたり、他社のAI学習に使われたりすることはありますか。
ローカルモデルで社内処理を完結する構成では、AIの推論のために質問や参照情報を外部AIサービスへ送る必要はありません。外部のメール・チャットなども利用する場合は、その接続先と送信範囲を別途設定します。
外部LLMをAPIで利用する構成では、回答に必要な質問や参照情報が提供元へ送信されます。入力を学習に利用しない契約・設定、保管期間、処理先を確認し、社内規程に沿って採用するサービスと構成を決めます。
複数の部門や社外メンバーが参加する場合、機密情報を守りながら利用できますか。
はい。部門・役職・プロジェクト・個人の単位で、参照できるナレッジと操作の範囲を設定できます。検索・回答だけでなく、レポートや役割別の議事録の共有・配信も、利用者の権限に沿って制御します。
異動や担当変更時は権限を更新し、社外メンバーには対象案件など必要な範囲に限定して共有します。社内ID基盤との連携や認証方法、操作・権限変更などの監査ログも、運用に合わせて設定します。
導入・費用について
導入期間の目安を教えてください。
対象範囲と環境により異なりますが、必要な環境とデータの準備が整っている場合は、最短1か月から導入できます。
接続するツールの数、資料の量と品質、権限の整理、設置環境、設定するレポートやAIの操作によって作業は変わります。対象範囲と役割分担を確認し、具体的な日程を導入計画でご案内します。
導入前に、どのような準備が必要ですか。
対象業務と知りたいこと、使っているツールと資料、導入先の環境と社内ルール、利用者と共有範囲を、分かる範囲でお聞かせください。すべての資料がそろっていなくても、ご相談いただけます。
業務の整理、環境・権限の設計、構築・接続、データ整備、業務設定、動作確認・トレーニング、運用開始の7ステップで進めます。詳しくは導入の流れをご覧ください。
費用は、どのように決まりますか。
費用は、製品の利用料、初期設定・データ接続、ハードウェアやクラウド・LLMの利用、導入・運用支援などで構成されます。
利用人数、対象データ、連携先、設置環境、必要な設定・支援の範囲を伺い、構成と役割分担を整理したうえで個別にお見積りします。
一つの部門や業務から始めて、あとで広げられますか。
はい。最初に使う部門・業務・プロジェクトを決めて正式に利用を開始し、運用を確認しながら対象を広げられます。最初から全社のデータやツールを一度に移行する必要はありません。
利用者のトレーニング、同期や権限の更新、レポートと実行ルールの調整を進め、追加する情報源・部門・案件に合わせて展開計画を整えます。